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ビジネスにおけるメールの自動仕分けの注意

  公開日:2008/03/27
最終更新日:2017/02/28

※この記事は約 4 分で読めます。

今日は、ビジネスメールの話。仕事でメールを使って無い場合は読まないでくださいね。(でも最後のリンク集は便利です)


専門的な用語がでてきます


メールソフトって自動仕分け機能があるんですよね。フォルダを作って、フォルダに名前つけて、仕分けルールというものを設定すると、例えば、、、


「ある人物からメールが受信されたら、このフォルダに自動的に移動するようにする」


こうしておくと、
「いちいち受信ボックスからメールを移動させなくても済む」

「自動的にフォルダ毎に整理される」

と思って、その機能を知ってしまったが故に使い始めてしまいます。


で、、、個人ならいいのですが、これがビジネスであればこの自動仕分けの多用はやめた方がいい。特に、社内でのメールやり取りが多い場合は最悪です。


いや、偉そうなこと言ってますが私も以前陥ったんです。自動仕分けの罠に。

名前による自動フォルダ分けの落とし穴

社内で複数人数(グループ)で同じ仕事をする場合を想像してください。この名前による自動仕分けをすると、こうなります。

山田さん → 私  に Aという仕事の相談(山田さんフォルダに移動)

加藤さん → 私  に Aという仕事の相談(加藤さんフォルダに移動)

田中さん → 私  に Aという仕事の相談(田中さんフォルダに移動)

この辺で気付くと思いますが、私が「A」という仕事に関して進捗を知りたいのであれば、山田さんフォルダ、加藤さんフォルダ、田中さんフォルダの3つのフォルダをそれぞれ見て、受信日の古い順番に追っていかなければなりません。


私が山田さんに「A」に関して返信するが、実は、山田さんからのメールでccに入っていた田中さんが既に山田さんの質問に回答をしていて、私が返信する必要がなかったり、「私が田中さんのメールを見てない」事が発覚します。


要は、”1人でその業務をしてるなど人に仕事がついている場合”は、名前による自動フォルダ仕分けも少しは有効ですが、”複数人で業務をするような仕事に人がついている場合”は名前による自動仕分けでは管理できないのです。


この時の対策方法は、仕事名やプロジェクト名でフォルダを作ることで解決できます。


まとめますと、受信ボックスに大量にメールを保存してるのは論外ですが、フォルダを作る時は業務毎に作ると後で整理しやすい、と言うことです。


名前フォルダを作る中間管理職の陥るパターン


大体は、職場の人毎に優先度をつけています。
部下からのメールの返信は遅いが、上司へのメール返信は早い

こういう人は、
上司フォルダに自動仕分けされたらすぐに見るが、部下フォルダに自動仕分けされても後回しか見ない。

これもよくあるパターン。


自動仕分けのせいでメールに気付かない

部下「あの~、メールを送ったんですが」

上司「え?いつ?

  (名前フォルダを開く)あ、本当だ!!

   ごめんごめん。今から見るよ」

メールは受信ボックスに届きます。


フォルダに自動仕分けされると、フォルダが太字になって(1)とか表示されますが、階層別にサブフォルダなどを作っているとフォルダを展開しなければメールが来てることすら気付きません。


自動仕分けをした時点でタイムリーなレスポンスができないのです


対策としては、受信ボックスに届いたメールを手動で仕分けすれば良い。手間はかかりますが、色々試した結果、これが一番業務効率が高いです。


まとめますと、、、、ビジネスでメールを使うとき

1.フォルダでの管理は必要

2.フォルダ名は人毎ではなく、業務毎

3.自動仕分けをせずに、受信ボックスから手動でフォルダに移動させる

4.周囲で自動仕分けをしている人で、メールを読んでない人に教育する

これだけで業務スピードや連絡漏れが激減しますのでご参考までに。(あくまで社内でメールを使うことが多い時です)


私のやり方が最高ではないと思いますが、1日200件くらいメールが来てる前職で思考錯誤の結果、こうなりました


参考になるビジネスメールマナーのサイト


 → リンク集です

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2 Responses to “ビジネスにおけるメールの自動仕分けの注意”

  1. 仕訳名人 より:
    メール仕訳ではなく、メール仕分けですよ。

    仕訳を調べていたら間違ってヒットしてしまい、
    気になったものですから、指摘させていただきました。
    • 採用コンサルティングのいなだ社会保険労務士事務所 より:
      仕訳名人さん

      本当ですね。「自動仕訳」となっていました。
      これでは経理用語ですね。失礼しました。
      ご指摘ありがとうございます

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