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ビジネスメールマナーの24カ条

  公開日:2009/05/08
最終更新日:2017/04/10

※この記事を読むのに必要な時間は約 3 分です。

私も仕事柄メールを多用しています。また、メルマガも発行していますし、メールだけで70万円ほどのサービスを売っています。


だからメールの書き方はかなり勉強しましたし、実践で色々と試したのでメールは多少は詳しい方だと思います。


契約いただいたお客さんにはメールの書き方やコツ、ノウハウなどを説明するので、レベルの高い環境にいるのですが、お客さんでない人から送られてくるメールを見るとビックリすることも多いです。

「こんなメールで外部とやりとりしているのか??」と。


ということで、今日はビジネスメールのマナーに関して。

ただ、これはちょうどいい記事があったのでそちらを元に説明しますね。


ビジネスメールマナー


●メールの宛先は正確に
●to、cc、bccの使い分けに気をつける
●具体的な内容がわかる件名に
●冒頭で誰宛かを明記し、送信者の所属・氏名をまず名乗る
●本文は全角で1行に35文字が目安
●本文には改行やスペースを入れて読みやすく
●署名をつける
●文体は書き言葉で
●htmlメールは送らない
●半角カタカナや機種依存文字、絵文字などを使わない
●返事はすみやかに
●コピーされたり転送されて困るものは送信しない
●添付ファイルを送信する場合は本文にその旨を記載する
●メールの容量に注意
●知らない相手からのメールの添付ファイルは開かない
●チェーンメールは無視する


引用元:http://diamond.jp/series/net_manner/10003/ 電子メールのマナーをおさらいしよう



もし、上記の内容で分からない言葉があれば勉強不足ですから外部に対してメールは送らない方がいいでしょう。
※CC?BCC?とか


最初の頃であれば上記の内容で大体、間違っていないですが、HTMLメールを私は最近あえて使っています。添付ファイルではなく、画像をメール内に貼りつけられますので説明がやりやすいんですよね。最近はメルマガでもHTMLメールを使っているほどです。(将来的にはHTMLメルマガが主流になるでしょう)


他にもありますが、ビジネスメールのマナーに関して上記に私が更に付け加えるとしたら、

●メールは新規作成ではなく返信で返す
  →宛先の記載ミスが減る
●返信時は、過去のメールも残す設定とする
  →「>」こういうのがある形です。
●返信時はタイトルをそのままにする
  →返信が繰り返されているうちに内容が変わってきたらタイトルを変更しても良い
●メールを送る時はBCCで自分にも送る
  →自分宛にコピーを送信し、そのメールを保存すること。自分が送ったメールを読み返すことで文章力が上がるメリットも。
●メール送信者の名前設定に気を配る
  →メールソフトの設定時にinadaではなく、いなだ社会保険労務士事務所 稲田行徳などにする
●追伸を入れる
  →メルマガではよく見かけますが、普通のメールで使ってもOK
●送信する前に必ず読み返して修正する
  →メールを送る前に一度読み返すと、「ちょっとこれは分かりづらいかな?」「あ、誤字があった」ということはよくあります。この見直しが大事なんです
●メールマナーを知らない周囲の人に教育すること
  →自分だけ良ければいいのかというと、そうでもなく会社や職場のメールスキルが上がれば、売上や業務効率も変わってきます



というところでしょうかね。


あなたが大丈夫でも周囲の人にこのメールスキルを教えてあげて、社内の仕事を楽にしましょう!!

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