会社説明会の準備として必要なもの(企業側)

※この記事を読むのに必要な時間は約 6 分です。


新卒採用者向けに会社説明会をする企業は多いですよね?
でも初めて会社説明会を実施しようとすると結構悩むんです。

会社説明会って何を準備するの?


ということで人材採用コンサルタントである私が、世の中の中小企業のために会社説明会で最低これだけは準備しておいてほしいものを書いておきます。参考にしてください。


新卒採用や中途採用の会社説明会で必要なもの

1.会社説明会の目的を明確にすること

これが実は一番大事です。
「いや、多くの人に知ってもらいたいから・・・」というのは、ただ形だけを実施したにすぎません、ダメです。採用活動と一緒です。この目的を掘り下げないと、思ったほど良い会社説明会ができません。具体的には・・・

1.どのような学生(ターゲット)に対して
2.何を伝えて
3.どう行動してほしいか?

を決めておきます。ターゲットでない学生を説明会に呼ぶのは時間と経費のムダです。ここが多くの中小企業が陥る罠なんですね。会社説明会に集まった学生の人数を他社と競っても意味は無いんです。なぜならそれは採用指標(KPI)では無いから。


どの説明会から内定者が出たか?は重要ですが、何人参加したかはまったく関係ありません。


次に何を伝えるかですが、「会社が伝えたい内容だけを伝えるのもNG」です。なぜなら、それだけだと面白くないから。学生側が聞きたい内容や「聞いて良かった、役に立った、面白かった」という感想を与えつつも、選考になって不合格になる人たちからは「この会社は自分に合わない」と感じてもらうことが大事。不合格者を減らすことで敵を減らすことができます。


だから、「キツイコト」や「厳しいこと」も言わなければいけません。例えば、職場体験をしてもらうのも手です


どう行動してほしいか?ですが、これは皆さん同じでしょう。「自社に合った人物に応募してもらいたい」ですね。他には、「自社の口コミをしてもらいたい」「自社に合わない人物に応募しないでもらいたい」などです。


説明会に参加してもらった際に、抜き打ちで面接や適性試験をする会社もありますが、抜き打ちは学生に嫌われますのでお気をつけください。一度家に帰ってじっくり考えてもらった方がいいですよ。

2.説明資料やタイムスケジュールの作成

パワーポイントを使って説明資料を作るのがいいでしょうが、OAスキルが無い場合は最悪WORDでもありです。「会社設立の想い」「苦労話」「将来のビジョン」「製品やサービスの特長・強み」「従業員満足度」「社員は仕事のどんなところに喜びを持っているか」「入社後の教育体制はどうか」「選考試験の内容とその想い」「就職活動のアドバイス」などが伝わる資料が良いでしょう。


また、絶対に入れていただきたいのが先輩社員との本音トークの場です。人事担当者や経営者が色々と言うより、実際に働いている先輩社員と話をさせた方が応募者は信じます。OB・OG訪問などを各社員が受けなくても会社説明会で実施すればOKです。


企業規模によっては会社説明会で経営者を出さないところもありますが、中小企業にお勧めはしません。採用と学生をなめるなという感じです。入社までに経営者に会う機会がない採用活動を組まないようにしましょう。


また社内見学は会社説明会や選考の途中で必ず入れておきましょう。

会議室や説明会場の準備

自社内に会議室などがあれば良いですが、無い場合は、「貸し会議室」などを借りる必要があります。ただその場合でも社内見学は導入してあげると良いでしょう。応募者が具体的に仕事や職場・社風のイメージを作ることができます。だから貸し会議室の場所には注意する必要がありますね。


セキュリティの問題などで会社の中の社内見学をさせない場合、経験上、「会社説明会→応募」になる確率が社内見学を実施した場合に比べて低くなります。


会社説明会とは、ホームページなどで手に入らない情報を提供する事が大事です。そのような会社説明会にしないと学生から「ホームページで分かるような内容だった」と酷評されます。社内見学や先輩社員との対談はぜひ導入してください。


会議室に必要な設備としては、パワーポイントを使って説明する場合を想定すると

1.スクリーン
2.レーザーポインター
3.ノートパソコン
4.プロジェクター
5.延長コード
6.椅子
7.机
8.マイク

 (30名未満ならお勧めしません、満足度が下がります)
9.ビデオカメラ
(撮影して説明内容を改善してください。またこの内容をDVDにやいて、ホームページで希望者にプレゼントすることで会社説明会に来れない応募者にも会社の事を伝えられます。WEBなら送料もかけず公開可能です。会社説明会のDVD化やホームページでの公開に関してご興味があればご相談ください。弊社のサービスとして承っています)



会社説明会の準備物まとめ

1.会社説明会開催の目的を書いた紙
2.タイムスケジュール
3.資料
4.会議室
5.スクリーン
6.レーザーポインター
7.プロジェクター
 (いなだ事務所では会社説明会用にプロジェクターの貸出もおこなっています。ご興味があればご相談ください
8.延長コード
9.マイク
 (なるべく使わないようにしましょう)
10.ビデオカメラ
 (サイトで公開したい、DVDにしたいという場合はご相談ください)
11.会社説明会用の資料
 (パワーポイント、Word、パンフレットなど)
12.説明をする人
 (事前に何度もビデオで撮影しながら練習すること)
13.先輩社員
 (職種はバラバラが理想。参加者は厳選しましょう)
14.経営者
 (説明会に出席してもらいましょう。人事担当者がいないなら経営者が説明します)
15.エントリーシート
 (新卒採用の場合は市販の履歴書はあまり使えません。自社で作りましょう)
16.お茶
 (参加者にお茶を出すと、費用以上のメリットがありますよ)
17.社内見学の準備
18.出欠簿
 (参加者の氏名、学校名、学部名)
19.名札
 (人数が多い場合)
20.当日は身だしなみの注意
21.事前に全参加者への徹底した教育
 (目的を伝えたり、採用担当者としての心得や想定できる質問の準備etcです。私の無料レポートや著書「採用の教科書」などで根本的な採用の考えを勉強してください)


会社説明会での注意点

・会社説明会だからと態度が悪い学生などはチェックしておきましょう。後日、応募があった場合でも書類選考で不合格にするといいです。
・先輩社員やプレゼンターを含め、参加者は厳選&教育をしてください。それをしなければ、返ってマイナス印象を与えることになります
・パワーポイントの資料では、写真や画像を使ってイメージさせやすくしましょう。会社説明資料のコンサルティングを希望される場合はご相談ください。
・会社説明会の出席率は95%以上を目指してください。ノウハウはさすがに無料で公開できませんが私のセミナーに参加された事のある企業の方ならお分かりですね。
・会社説明会は「ただ会社の事を説明すればいい」わけではありません。エンターテイメントのように楽しんでもらい飽きさせない事も重要です。


これらを参考に自社の会社説明会を構築してみましょう。必ずこれまでと違う会社説明会ができるでしょう。


あなたの会社の採用の成功を祈っています。


追伸

効果のある会社説明会にするためのコンサルティングを希望される場合はこちらよりお問い合わせください。

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